Дугтуй дугтуй нь чухал баримт бичгийг зохион байгуулах, хадгалахад тусалдаг чухал албан тасалгааны хэрэгсэл юм. Эдгээр нь цаасыг найдвартай барьж, эвдрэл, тоос, чийгээс хамгаалах зориулалттай. Нэхэмжлэл, хууль ёсны баримт бичиг, хувийн бүртгэл хөтлөх шаардлагатай эсэх, дугтуй бөглөх нь тохиромжтой шийдлийг санал болгодог.
Оффисын хэрэгцээнд зориулж дугтуй сонгохдоо тэдгээрийн гол шинж чанарыг харгалзан үзэх нь чухал юм. Дугтуйг мэдүүлэх зарим чухал шинж чанарууд нь: nn- Хэмжээ сонголтууд: Баримт бичгийн дугтуй нь янз бүрийн хэмжээтэй, жижиг баримтаас эхлээд хууль ёсны баримт бичиг хүртэл янз бүрийн хэмжээтэй байдаг: Файлын дугтуй нь хаах механизм, товчлуур, мөр, өөрөө наалддаг хаалт гэх мэт өөр өөр механизмтай байж болно: Хүнд даацын цаас эсвэл полипропилен гэх мэт удаан эдэлгээтэй, бат бөх материалыг удаан хугацаанд хамгаалах боломжтой. Харагдах байдал: Ил тод, тодорхой бичсэн дугтуй нь агуулгыг нээх шаардлагагүйгээр хялбархан харагдах боломжийг олгодог. Хадгалах хүчин чадал: Их хэмжээний баримт бичгийг зохицуулахын тулд өргөжүүлэх боломжтой эсвэл олон тасалгаа бүхий дугтуйг сонгоно уу. Эдгээр шинж чанаруудыг харгалзан үзэх нь тухайн байгууллагын тодорхой хэрэгцээнд зориулан зөв дугтуй сонгох боломжийг олгоно.